Von DocuGenerate Die Vorlagenbibliothek von DocuGenerate bietet eine schnelle und effiziente Lösung zur Erstellung hochwertiger Dokumente. Mit einer breiten Auswahl an anpassbaren Vorlagen können Sie mühelos professionelle Rechnungen, Briefe, Verträge, Zertifikate und mehr erstellen – ganz ohne fortgeschrittene Design- oder Formatierkenntnisse.
Unsere Vorlagenbibliothek ist darauf ausgelegt, Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen. Die Vorlagen sind einfach anzupassen und zu verwenden. Ob Sie einen Vertrag für einen neuen Kunden, eine Rechnung oder ein Zertifikat für eine Preisverleihung benötigen – unsere Vorlagenbibliothek hat das Richtige für Sie.
In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Vorlagenbibliothek und zeigen, wie Sie deren Vorlagen nutzen können, um Ihren Dokumentenerstellungsprozess zu optimieren. Vom Auswählen der passenden Vorlage bis zur Anpassung an Ihre Bedürfnisse begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Die Vorlagenbibliothek enthält Beispielvorlagen, mit denen Sie sofort loslegen können, ohne eigene Vorlagen erstellen zu müssen. Diese Vorlagen bieten einen Ausgangspunkt für Ihre Dokumentenerstellung und lassen sich einfach an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
Die Beispielvorlagen sind in 0 Kategorien unterteilt:
Sie können alle Ressourcen zu einer Vorlage herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche Download klicken. Das ZIP-Archiv enthält die DOCX-Vorlage, einen JSON-Datensatz, eine Excel-Datendatei und ein Muster-PDF-Dokument, das mit dem Datensatz erstellt wurde. So können Sie DocuGenerate schnell testen, ohne eigene Vorlagen erstellen zu müssen.
Für diesen Artikel verwenden wir die Vorlage Cover Letter. Laden Sie das Archiv Cover Letter.zip herunter, entpacken Sie es und Sie sehen den Ordner Cover Letter. Im nächsten Abschnitt gehen wir den Inhalt dieses Ordners durch und betrachten jede Datei im Detail.
Die erste Datei im ZIP-Archiv ist die .docx Word-Vorlage selbst, die als Grundlage für den Dokumentenerstellungsprozess dient. Jede Vorlage ist mit Zusammenführungs-Tags versehen, die die Anpassung bestimmter Felder ermöglichen. Beim Cover Letter sind das die Tags Name, Job Title, Company Name und einige weitere.
Sie können diese Datei verwenden, um eine neue wiederverwendbare Vorlage in DocuGenerate zu erstellen – entweder über die App oder über die API. Ob Sie die benutzerfreundliche Oberfläche der App oder die Leistungsfähigkeit der API bevorzugen – Sie haben die Wahl der Methode, die am besten zu Ihrem Workflow passt.
Die zweite Datei im ZIP-Archiv ist eine .json-Datei, ein leichtes und einfach zu verwendendes Datenformat. Diese Datei enthält ein Array mit 20 JSON-Objekten, die die Datensätze für die Serienbrieffunktion darstellen. Damit die Zusammenführung korrekt durchgeführt wird, müssen die Schlüssel der JSON-Objekte genau den Zusammenführungs-Tags der Vorlage entsprechen: Name, Job Title, Company Name usw.
Die nächste Datei mit der Erweiterung .xlsx ist eine Excel-Tabelle mit 20 Zeilen Beispieldaten. Wie bei den JSON-Schlüsseln zuvor müssen die Spaltennamen in der Excel-Datei genau den Zusammenführungs-Tags der Vorlage entsprechen: Name, Job Title, Company Name usw.
Diese Datenstruktur ist entscheidend für die Erstellung präziser und konsistenter Dokumente, da sie sicherstellt, dass die richtigen Informationen in die richtigen Felder eingetragen werden. Durch die Abstimmung der Spaltennamen in der Excel-Datei mit den Zusammenführungs-Tags der Vorlage kann DocuGenerate den Dokumentenerstellungsprozess automatisieren.
Die letzte Datei im ZIP-Archiv ist ein generiertes .pdf-Dokument, das mit der Word-Vorlage und den Beispieldaten aus der Excel-Tabelle erstellt wurde. Dieses Dokument zeigt, was Sie mit DocuGenerate erreichen können, wenn Sie Ihre Dokumentenerstellung automatisieren.
Nachdem Sie sich mit den verschiedenen Dateien vertraut gemacht haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zur Dokumentenerstellung zu verwenden. Sie können die Vorlage nach Bedarf bearbeiten oder sie unverändert für einen schnellen Einstieg verwenden. Laden Sie zunächst das Word-Dokument in die App hoch, um eine neue Vorlage zu erstellen. Danach sollte es so aussehen:
Sie können entweder die JSON-Daten oder die Excel-Tabelle als Datenquelle für die Dokumentenerstellung verwenden. Für die erste Option mit JSON, öffnen Sie die .json-Datei und kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage. Fügen Sie die kopierten JSON-Daten dann in das dafür vorgesehene Textfeld ein und gehen Sie die Formularschritte bis zur Bestätigung der Dokumentenerstellung durch.
Für die zweite Option mit Excel, laden Sie die .xlsx-Datei in den Bereich hoch, der mit Wählen oder legen Sie eine .xlsx-, .xls-, .ods-, .csv- oder .tsv-Datei ab beschriftet ist. Sie können die Excel-Daten in der Vorschau anzeigen und durch Anklicken auswählen, welche Zeilen für die Dokumentenerstellung verwendet werden sollen. Standardmäßig werden alle Zeilen für die Dokumentenerstellung verwendet.
Nachdem Sie die Zusammenführungsoptionen durch Angabe des Exportformats und weiterer Optionen angepasst haben, ist alles für die Massenerstellung der Anschreiben bereit. Unten sehen Sie ein Beispiel des generierten PDF mit der fertigen Vorlage und den Excel-Beispieldaten:
Jetzt, da Sie gesehen haben, wie man die Vorlage Cover Letter verwendet, können Sie die anderen Vorlagen aus der Bibliothek ausprobieren und mit der einfachen Dokumentenerstellung beginnen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vorlagenbibliothek von DocuGenerate eine breite Auswahl an anpassbaren Vorlagen bietet, mit denen Sie mühelos hochwertige Dokumente erstellen können. Durch die Nutzung der Bibliotheksvorlagen sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, ohne fortgeschrittene Design- oder Formatierkenntnisse zu benötigen.
Ob Sie Rechnungen, Briefe, Verträge, Zertifikate oder andere Dokumente erstellen müssen – die Vorlagenbibliothek bietet das Richtige. Mit nach Kategorien geordneten Beispielvorlagen finden Sie schnell die passende Vorlage für Ihre Bedürfnisse und können sie an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.
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